Tủ tài liệu A204

Tủ tài liệu là công cụ lưu giữ các giấy tờ và tài liệu quan trọng tại văn phòng. Vì thế, phần lớn các doanh nghiệp đều được trang bị sẵn các loại tủ đựng hồ sơ. Không chỉ thế, các mẫu tủ này còn làm tăng tính chuyên nghiệp cho phòng làm việc, tạo nên một không gian phòng làm việc đầy đủ tiện nghi, sang trọng cho công ty/doanh nghiệp. Tùy nhu cầu lưu trữ, diện tích phòng cũng như đối tượng sử dụng,... Quý Anh/Chị có thể lựa chọn mẫu tủ đựng hồ sơ phù hợp nhất.

1. Tủ tài liệu văn phòng là gì? Vai trò và lợi ích của tủ tài liệu đẹp

1.1. Tủ liệu văn phòng là gì ?

Tủ tài liệu văn phòng là sản phẩm được sản xuất dành cho các doanh nghiệp hoặc công ty. Phần lớn các mẫu tủ hồ sơ được làm từ chất liệu gỗ MFC/MDF công nghiệp có khả năng chống thấm, chống ẩm vượt trội. Bên ngoài tủ được phủ lớp Melamine giúp bảo vệ bề mặt tủ khỏi trầy xước, giữ cho tủ được bền đẹp và lâu dài hơn. Tủ đựng tài liệu có mẫu mã, kiểu dáng và kích cỡ đa dạng, đáp ứng thị hiếu của khách hàng.

Tại doanh nghiệp, lượng tài liệu mỗi ngày tương đối lớn. Vì thế, công dụng chính của các mẫu tủ này là để đựng hồ sơ văn phòng hoặc các tài liệu cá nhân. Ngoài ra, tủ văn phòng còn là một vật phẩm trang trí cho văn phòng thêm hiện đại, chuyên nghiệp hơn. Sử dụng tủ hồ sơ, tủ tài liệu mang lại nhiều lợi ích thiết thực với công ty, cá nhân trong việc tổ chức, quản lý và bảo mật thông tin, giấy tờ.

1.2. Vai trò của tủ tài liệu văn phòng

+ Sắp xếp không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp hơn

Khi có quá nhiều tài liệu được xuất ra mỗi ngày, việc sắp xếp hợp lý là vấn đề quan trọng. Điều này không chỉ làm tủ văn phòng trở nên gọn gàng hơn mà còn giúp tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm tài liệu. Bên cạnh đó, một văn phòng có không gian gọn gàng sẽ tăng thêm tính chuyên nghiệp và tạo điều kiện để nhân viên có thể làm việc được tốt hơn. 

+ Hỗ trợ quản lý hồ sơ tài liệu doanh nghiệp

Các giấy tờ và chứng từ của doanh nghiệp thường được in và sao lưu ra dạng hồ sơ. Sau đó, các tập tài liệu này sẽ được cất giữ tại những vị trí an toàn và có thể đảm bảo hồ sơ luôn được bảo quản tốt. Vì thế, lưu giữ giấy tờ trong các tủ đựng tài liệu là lựa chọn ưu tiên của các đơn vị.

+ Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc

Tủ tài liệu giúp cất giữ hồ sơ, tài liệu chung sẽ giúp các thành viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin mà không lẫn lộn đến tài liệu cá nhân của người khác. Bên cạnh đó, khi tài liệu được lưu trữ đúng quy trình, có ghi chú rõ ràng, doanh nghiệp tối ưu được thời gian tìm kiếm tài liệu.

Trang bị tủ tài liệu văn phòng với nhiều ngăn, hộc hay kệ là một giải pháp không thể bỏ qua của các nhà quản trị. Lúc này, các hồ sơ giấy tờ được tổ chức, sắp xếp một cách có hệ thống. Nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết giúp tăng hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian lục tìm. 

+ Tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho không gian làm việc

Tủ đựng hồ sơ văn phòng cũng được coi như là một món đồ nội thất, trang trí cho văn phòng làm việc. Đặc biệt, với sự đa dạng về màu sắc, mẫu mã, kiểu dáng hiện nay, các mẫu tủ có thể phát huy được khả năng làm đẹp một cách tốt hơn.

Tài liệu được cất giữ ngăn nắp sẽ tạo ra không gian làm việc hiệu quả. Một môi trường làm việc sạch đẹp, gọn gàng, thẩm mỹ giúp hiệu quả công việc của nhân viên sẽ tốt hơn. Khi có khách hàng, đối tác ghé văn phòng sẽ có thiện cảm tốt hơn. Công ty/doanh nghiệp cũng sẽ nhận được đánh giá tốt, khách quan hơn. 

Chung quy lại, tại văn phòng làm việc sử dụng tủ hồ sơ, tủ tài liệu là hết sức cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và an toàn.

+ Bảo mật thông tin tài liệu

Tại văn phòng - nơi làm việc của rất nhiều nhân viên với nhau, việc hồ sơ/tài liệu bị nhầm lẫn, thất lạc là hoàn toàn có thể xảy ra. Việc bố trí một chiếc tủ tài liệu văn phòng sẽ giúp toàn bộ nhân viên phân loại, cất giữ giấy tờ quan trọng một cách có hệ thống. 

Tránh được các trường hợp giấy tờ bị mất mát, giấy tờ bị hư hỏng. Cũng như hạn chế được những sơ sót dẫn đến mất mát để tuồn những thông tin, tài liệu mật ra bên ngoài. Tùy thuộc vào loại tủ mà anh/chị lựa chọn sẽ đáp ứng mức độ bảo mật tương ứng.

Các mẫu tủ hiện nay được sản xuất từ chất liệu chắc chắn, chống thấm, chống ẩm, hạn chế làm hư hại giấy tờ. Bên cạnh đó, các mẫu tủ còn được trang bị các loại khóa an toàn khác nhau, phù hợp với tính chất quan trọng của từng loại tài liệu. Nhờ đó, hồ sơ bên trong được bảo mật an toàn hơn.

2. Phân loại tủ đựng tài liệu

Tủ đựng hồ sơ văn phòng được phân loại dựa trên các tiêu chí khác nhau như chất liệu làm sản phẩm hoặc kích thước của tủ, Kích thước của tủ tài liệu, hồ sơ văn phòng có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, đối tượng sử dụng và cả không gian phòng làm việc Chất liệu sản xuất tủ có thể là sắt, thép, gỗ hoặc nhựa. Kích thước tủ phổ biến được chia thành cỡ nhỏ, cỡ vừa và cỡ lớn. Cùng ALALA tìm hiểu chi tiết hơn về các phân loại này trong nội dung dưới đây.

2.1 Theo chất liệu

Tủ để tài liệu được làm từ nhiều chất liệu khác nhau. Trong đó các chất liệu phổ biến nhất là gỗ công nghiệp và gỗ tự nhiên. Tùy thuộc vào nhu cầu và tính chất quan trọng, các loại hồ sơ sẽ được lưu trữ tại những loại tủ riêng.

+ Tủ tài liệu gỗ công nghiệp

Tủ đựng tài liệu văn phòng bằng gỗ cũng có đa dạng các mẫu mã và kiểu dáng khác nhau. Không chỉ thế, người dùng còn có nhiều lựa chọn màu sắc cho tủ tài liệu. Màu vân gỗ tạo nên sự sang trọng cho không gian làm việc. Màu sáng mang đến với sự trẻ trung, năng động cho văn phòng. Màu tối lại có nét trầm hơn, thể hiện cá tính mạnh mẽ của doanh nghiệp. Tủ tài liệu gỗ công nghiệp có thêm ưu điểm là giá thành hợp lý, phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nhau. 

Hiện, dòng tủ chứa tài liệu được làm từ gỗ công nghiệp phổ biến là cốt gỗ là MFC, HDF, MDF,... Với các lớp phủ bề mặt để lựa chọn là Melamine, Acrylic, Laminate,... Ưu điểm của các loại gỗ công nghiệp khi được ứng dụng làm tủ đựng tài liệu văn phòng là tính chịu lực tốt, độ bền cao. Thêm đó, sản phẩm không bị cong vênh, co ngót, mối mọt,... theo thời gian dài sử dụng. Bảng màu sắc và kiểu dáng tủ cũng rất đa dạng.

+ Tủ tài liệu gỗ tự nhiên

Đây là lựa chọn hoàn hảo cho các mẫu tủ tài liệu đặt ở phòng giám đốc, lãnh đạo cấp cao. Màu sắc, vân gỗ đặc trưng sẽ giúp cho chủ nhân căn phòng thể hiện được đẳng cấp của mình. 

Độ bền cực cao, tính thẩm mỹ vượt trội, chịu lực cực tốt,... nên theo đó giá thành tủ đựng tài liệu gỗ tự nhiên cũng rất cao. Nếu tài chính cho phép hãy tham khảo những mẫu tủ chất liệu này nhé.

2.2. Theo kích thước

Tủ văn phòng còn được phân loại dựa theo kích thước của sản phẩm. Các kích thước phổ biến từ loại nhỏ, loại vừa đến loại to. Dựa vào nhu cầu và lượng hồ sơ, giấy tờ cần lưu trữ, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn các loại tủ đựng tài liệu phù hợp.

+ Tủ đựng tài liệu loại nhỏ

Tủ để tài liệu loại nhỏ khá giống với ngăn kéo di động, cho phép người dùng có thể di chuyển tại nhiều vị trí. Thường loại tủ này có từ 1 đến 2 ngăn. Do có kích thước nhỏ gọn và có thể di chuyển nên  phân loại tủ này không chiếm quá nhiều không gian làm việc. Vì thế, lượng tài liệu cất giữ cũng tương đối vừa phải, không quá nhiều.

+ Tủ đựng hồ sơ loại vừa

Tủ đựng hồ sơ loại vừa có kích thước lớn hơn, vì thế lượng hồ sơ có thể lưu trữ cũng lớn hơn. Phân loại này có thể có từ 3 – 6 ngăn, kích thước của các ngăn cũng khác nhau mà không cố định tùy vào nhu cầu sử dụng. Kiểu dáng của tủ đựng tài liệu văn phòng loại vừa cũng khá đa dạng, có thể là dạng kéo, dạng đứng hoặc kết hợp tủ và ngăn để đồ tiện dụng.

+ Tủ đựng hồ sơ loại to

Tủ đựng hồ sơ loại to có thể đáp ứng nhu cầu cất giữ tài liệu lớn của doanh nghiệp, đặc biệt là các mẫu tủ giám đốc. Các tủ này có thể được thiết kế cho các đối tượng riêng. Doanh nghiệp cũng có thể tập trung tủ loại to này tại một khu vực để tiện quản lý. Tủ đựng tài liệu văn phòng loại to về cơ bản không giới hạn về số ngăn mà phụ thuộc nhu cầu của người sử dụng.

2.3. Theo đối tượng sử dụng

Kích thước của tủ tài liệu, hồ sơ văn phòng có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, đối tượng sử dụng và cả không gian phòng làm việc,... Dưới đây là kích thước chuẩn của các mẫu tủ dành cho đối tượng cụ thể trong công ty/doanh nghiệp:

+ Kích thước tủ hồ sơ, tủ tài liệu giám đốc, phòng lãnh đạo

Văn phòng giám đốc thường có diện tích lớn, khoảng trên 45m2. Do đó, mẫu tủ cho giám đốc, lãnh đạo cần chọn thiết kế có kích thước lớn, hài hòa với không gian để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và thể hiện đẳng cấp của chủ nhân. 

Thêm đó, nên ưu tiên chọn các mẫu tủ có thiết bị bảo mật an toàn. Dưới đây, ALALA sẽ thống kê kích thước thông dụng của các mẫu tủ tài liệu (lưu ý, độ sâu chung các mẫu tủ thường sẽ trên 0.4m):

* Mẫu tủ kích thước lớn: Chiều rộng khoảng từ 1m trở lên, có thể là mẫu 1m 2 buồng, 1m2 3 buồng hay 1m4 3 buồng,... 

* Mẫu tủ kích thước vừa: Chiều rộng từ trên 0.8m, các mẫu tủ được thiết kế 2 cánh đa khoang, hoặc tủ 6 ngăn, 9 ngăn, 12 ngăn,...

Trường hợp phòng giám đốc có diện tích nhỏ có thể chọn mẫu tủ có chiều rộng khoảng 0.38m 1 khoang 6 ngăn hoặc các mẫu 2 khoang 6 ngăn/ 8 ngăn,... để phù hợp với mục đích sử dụng.

+ Kích thước tủ đựng hồ sơ dành cho phòng nhân viên

Tủ tài liệu hồ sơ đặt trong phòng làm việc của nhân viên, với các vị trí sử dụng nhiều giấy tờ như nhân sự, kế toán, bộ phần hồ sơ,... Kích thước phổ biến sẽ là:

* Chiều rộng tủ: khoảng 1m, loại tủ 2-3 cánh có nhiều khoang (3, 6, 9, 12,...), nhiều ngăn

* Chiều cao tủ: từ 1m83

* Chiều sâu tủ: khoảng 0.45m

Đối với những cán bộ nhân viên sử dụng tủ để cất giữ tài liệu cá nhân, không quá nhiều sẽ chọn mẫu tủ nhỏ, chiều cao từ 0.5m.

3. Tiêu chí lựa chọn tủ hồ sơ văn phòng

Để lựa chọn một chiếc tủ hồ sơ phù hợp với không gian văn phòng và đảm bảo chất lượng, quý khách có thể tham khảo một số gợi ý dưới đây.

3.1. Theo nhu cầu lưu trữ

+ Tủ đựng hồ sơ, tài liệu nhỏ

Các mẫu tủ tài liệu văn phòng kích thước nhỏ được thiết kế phù hợp với những phòng làm việc có diện tích khiêm tốn. Hoặc nhu cầu cất giữ tài liệu, giấy tờ ít dành cho 1, hay 1-2 nhân viên.

Về kiểu dáng tủ, mẫu kích thước nhỏ thường có thiết kế đơn giản, không có cánh, có hai cánh hoặc dạng tủ kéo. Anh/chị có thể tham khảo mẫu tủ tài liệu đơn, tủ tài liệu hồ sơ có bánh xe,...

Hiện tại dòng tủ tài liệu, tủ hồ sơ gỗ nhỏ gọn được trưng bày với nhiều kiểu dáng khác nhau tại Nội Thất ALALA. Anh/chị lựa chọn những mẫu tủ này sẽ rất dễ dàng di chuyển vị trí nếu muốn thay đổi bố cục không gian.

+ Tủ đựng hồ sơ, tài liệu cỡ vừa

Văn phòng không quá lớn, nhưng số lượng nhân viên đông, tốt hơn là chọn mẫu tủ kích thước vừa. Lựa chọn này sẽ không quá chiếm dụng diện tích phòng nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu sử dụng của tất cả mọi người. 

Loại tủ tài liệu hồ sơ vừa thường có thiết kế có buồng và khoang chứa. Có thể được thiết kế 2 canh dưới ở trên là các khoang, hay 2 cánh trên - 2 cánh dưới và khoang ở giữa; hoặc mẫu không cánh nhiều ngăn,...

+ Tủ đựng hồ sơ, tài liệu cho văn phòng lớn

Kích thước tủ hồ sơ cỡ lớn thường được đặt mua cho trưởng phòng, giám đốc,... Bởi nhu cầu lưu trữ hồ sơ lớn và những vị trí này cũng cần những mẫu tủ phù hợp cho không gian làm việc. 

Bên cạnh đó, nếu phòng làm việc công ty lớn, số lượng nhân viên đông và lượng hồ sơ nhiều cũng nên đầu tư mẫu tủ cỡ lớn. Kiểu dáng tủ lớn cho nhân viên hoặc cấp lãnh đạo sẽ không giống nhau. Dưới đây là mẫu tham khảo:

3.2. Theo kiểu dáng

Kiểu dáng của tủ đựng tài liệu văn phòng khá quan trọng. Kích thước tủ đựng hồ sơ càng lớn, lượng hồ sơ lưu trữ cũng sẽ nhiều lên. Bên cạnh đó, tủ tài liệu văn phòng không chỉ được phân theo kích thước to nhỏ mà còn có thể được sáng tạo, làm mới theo nhiều kiểu khác nhau.

Một số loại tủ đựng tài liệu phổ biến như tủ lửng, tủ locker, tử sắt,… Kiểu dáng tủ cá nhân văn phòng hiện đại sẽ mang đến một không gian mới cho căn phòng. Ngoài ra, một số tủ để hồ sơ văn phòng còn có kệ đặt đồ, người dùng có thể trang trí thêm bằng các đồ vật nhỏ xinh. 

3.3 Theo màu sắc

Màu sắc của các đồ vật trong phòng làm việc có ảnh hưởng đến tinh thần của các nhân viên. Đồng thời, nếu tủ làm việc văn phòng đặt trong phòng giám đốc, màu sắc cũng có thể thể hiện được tính cách, cá tính của người lãnh đạo. Vì thế, người mua cũng nên xem xét để chọn màu tủ đựng tài liệu văn phòng phù hợp.

3.4 Theo nguồn sáng

Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các đồ vật có sự đồng bộ về phong cách, màu sắc và kiểu dáng. Vì thế, khi sắp đặt tủ gỗ văn phòng hay những đồ vật khác, khách hàng có thể dựa vào phong cách và tính chất của phòng ban hoặc quan sát theo hướng ánh sáng. Ngoài ra, quý khách cũng không nên lạm dụng quá nhiều vật phẩm để trang trí tủ, gây lộn xộn, thiếu thẩm mỹ.

3.5 Theo yếu tố phong thủy (vị trí, màu sắc,...)

Khi xét theo phong thủy, quý khách cần lưu ý về vị trí đặt tủ gỗ đựng hồ sơ văn phòng, chất liệu, màu sắc, kích thước và cách bài trí đồ vật trên tủ một cách hợp lý. Theo quan niệm của các nhà phong thủy, nếu các tiêu chí này được lựa chọn đúng, doanh nghiệp có thế thu hút được tài lộc, vận may. Đồng thời, vận khí xấu sẽ bị đẩy lùi.

Điều quan trọng bên cạnh việc lựa chọn mẫu tủ có chất liệu, kích thước phù hợp đó là yếu tố về phong thủy. Chất liệu tốt sẽ giúp món nội thất văn phòng có độ bền theo thời gian; kích thước vừa đủ sẽ đảm bảo nhu cầu sử dụng; còn chú ý yếu tố phong thủy vừa đảm bảo tính thẩm mỹ vừa giúp cho sự nghiệp của anh/chị thuận lợi và phát triển tốt.

Anh/chị có thể chọn màu sắc yêu thích, màu sắc hài hòa với màu sơn tường. Song, gam màu đó cần đảm bảo phù hợp với tuổi, mệnh về mặt phong thủy nhé. Một yếu tố thứ nữa trong phong thủy anh/chị cần xem xét là vị trí đặt tủ.

Đặt bên trái bàn làm việc, vuông góc với bàn làm việc. Vị trí này khi lấy tài liệu cần có sự di chuyển, nhưng khoảng cách không quá xa. Xét về phong thủy, vị trí bên trái giúp tạo được tài vận, đường công danh thuận lợi. Xét về tính thẩm mỹ giúp mang lại hiệu ức thị giác tốt hơn, bởi căn phòng được lấp đầy một cách hết sức tự nhiên và tinh tế.

4. Địa chỉ cung cấp tủ đựng tài liệu uy tín trên thị trường

ALALA là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm tủ làm việc văn phòng uy tín và chất lượng trên thị trường hiện nay. Doanh nghiệp cam kết mang đến cho quý khách những mẫu thiết kế mới mẻ, độc đáo và luôn đi kịp xu hướng thị trường. Vì thế, khách hàng có thể hoàn toàn tin tưởng khi chọn mua hàng tại đây.

Quý khách sẽ không cần lo lắng về khoảng cách địa lý, gây trở ngại cho việc mua hàng và ảnh hướng đến chất lượng hàng hóa. Bộ phận vận chuyển của ALALA luôn đảm bảo giao hàng nhanh chóng và đúng hẹn cho khách hàng. Đồng thời, chất lượng sản phẩm luôn được đảm bảo, trao tận tay quý khách món đồ tốt nhất.

Ngoài ra, các sản phẩm tại ALALA luôn có chính sách bảo hành riêng cho từng sản phẩm. Vì thế, nếu có bất cứ vấn đề gì liên quan đến sản phẩm và xuất phát từ lỗi của nhà sản xuất, bộ phận chăm dịch vụ sẽ xử lý một cách hợp lý nhất. Do đo, quyền lợi khách hàng luôn được đảm bảo và ưu tiên.

Các ưu điểm nổi bật của tủ đề đồ văn phòng tại ALALA:

+ Tủ để tài liệu văn phòng có chất lượng sản phẩm vượt trội nhờ công nghệ sản xuất tiên tiến, hiện đại trên dây chuyền công nghệ cao.

+ Tủ đựng tài liệu được làm từ chất liệu cao cấp và được kiểm định nghiêm ngặt, đảm bảo không bị mối mọt, có dấu hiệu hư hỏng, được bảo hành lâu dài.

+ Kích thước, mẫu mã và màu sắc đa dạng, đáp ứng thị hiếu của khách hàng hoặc khách có thể lực chọn màu gỗ yêu thích

+ Giá cả sản phẩm cạnh tranh vì trực tiếp sản xuất, là lựa chọn hàng đầu của nhiều khách hàng.